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Digital ist besser – Neue Programme erleichtern Arbeitsalltag

Nachdem in den letzten beiden Jahren vor allem in die technische Infrastruktur der Einrichtungen im Werk investiert worden ist, geht es jetzt im nächsten Schritt darum, die neue technische Basis für neue, arbeitserleichternde digitale Anwendungen zu nutzen. Insgesamt 19 kleine und größere IT-Projekte werden in diesem Jahr in den Gesellschaften umgesetzt. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Digitalisierungs-Projekte aus den Gesellschaften vor.

Ein zentraler Schwerpunkt im Einsatz neuer Programme zur Arbeitsoptimierung sind die Verwaltungsprozesse im Dienstleistungszentrum. Mit dem Verwaltungsprogramm von P & I LOGA ist die Personalabteilung in das neue Jahr gestartet. Hier können sich nun in einem ersten Schritt alle Mitarbeitenden ihre Gehaltsabrechnungen online abrufen, abspeichern oder ausdrucken. Mitarbeitende erhalten so die vollständige Kontrolle über ihre Abrechnungen. Die Archivierungsautomatik stellt sicher, dass die Mitarbeitenden auf alle Abrechnungen zugreifen können, wenn sie dies benötigen. Darüber hinaus bereitet die Finanzbuchhaltung den Umstieg in ein digitales Rechnungsmanagement-Programm für alle Bereiche des Diakonischen Werkes vor. Rechnungen sind dann nicht mehr tagelang auf dem Postweg zu den Einrichtungen und dem Dienstleistungszentrum unterwegs, sondern können direkt eingescannt und im System zur weiteren Bearbeitung hinterlegt werden und sind so stets für alle Prozessbeteiligten jederzeit abrufbar.

Im Bereich Arbeit und Bildung können aufgrund von Fördergeldern die Möglichkeiten des digitalen Unterrichts auf ein neues Level gehoben werden. Mit dem Lernprogramm i-Serv, ausreichend Laptops sowie umfassenden Schulungen der Jugendlichen und Mitarbeitenden entwickelt der Bereich einen barrierefreien Zugang zum digitalen Lernen und sorgt so für mehr Chancengleichheit für Jugendliche mit Einschränkungen.

Während die Kinder- und Jugendhilfe erst in die Nutzung des Verwaltungsprogrammes Vivendi einsteigt, bauen andere Bereiche, die seit Jahren mit dem Programm arbeiten, die Nutzung über zusätzliche Module aus. So nutzen die Bottroper Werkstätten zukünftig das Modul Vivendi PD, in dem alle pflegerischen und pädagogischen Dokumentationen hinterlegt sind. Zudem können sich dann alle Bereiche der Eingliederungshilfe über das Programm austauschen und auf einen Datenstammt zugreifen. Der Wohnverbund Selbstbestimmt wohnen /SeLe wird zukünftig das Modul Vivendi BTHG nutzen, um die durch das Bundeteilhabegesetz notwendigen Datenerfassung sinnvoll in die Dokumentationsstruktur zu integrieren.

Ein besonders spannendes Digitalisierungsprojekt startet in diesem Jahr in der Seniorenhilfe. Mit dem Programm „Voice“ wird erstmals ein Sprachdokumentationsprogramm in der Pflege auf seine Funktionalität geprüft. Bestätigen sich die in dieses Programm gesteckten Hoffnungen, bedeutet dies für die Zukunft eine spürbare Arbeitserleichterung, weil die Dokumentation von den Mitarbeitenden direkt ins System diktiert werden kann.

Bis zum Sommer soll auch eine werksübergreifende Intranetstruktur etabliert werden. Hier finden die Mitarbeitenden zukünftig auf Mausklick wichtige Dokumente, Formulare und Informationen. Ebenfalls geplant ist eine Chatfunktion, über die sich Projektgruppen vernetzen können, um Infos auszutauschen.